Näkökulmia arkistosta

Turun maakunta-arkistokin on pian 80-vuotias. Oulun maakunta-arkiston tavoin Turun maakunta-arkisto aloitti toimintansa vuonna 1932. Virallinen juhlapäivä on 9.6., joka perustamisvuonna oli torstai ja tänä vuonna lauantai. Nykyiset työntekijät juhlivat nyt kukin tahoillaan vapaana päivittäisistä perinteisistä työrutiineista kuten tutkijasalipäivystyksestä, ovien avaamisesta ja sulkemisesta ja henkilökohtaisesta neuvonnasta. Lauantaihan ei ole ollut virkamiehen säännöllinen työpäivä virastotyössä sitten vuoden 1968.

Toisin kuin muut, ”sijainniltaan levottomat” maakunta-arkistot Turun maakunta-arkisto on perustamisestaan lähtien toiminut samassa rakennuksessa Parkkimäellä. 1930-luvulla rakennetun vanhan osan arkistomakasiinit tavoittelevat taivasta, toisin kuin 1980-luvulla rakennettu lisäosa, joka on louhittu peruskallioon. Maakunta-arkiston lisärakennusta, jonka suunnitteli Arkkitehtitoimisto Lukander & Vahtera, voi luonnehtia erittäin taitavasti tehdyksi uuden ja vanhan yhdistämiseksi. Alkuperäisen maakunta-arkiston rakennuksen suunnitteli arkkitehti Yrjö A. Waskinen, jonka käsialaa ovat myös Jalasjärven vanhan seurakuntatalo, Pyhäselän kirkko (1928), Imatran Tainionkosken kirkko (1932), Viinikan kirkko (1932) Tampereella, Pakilan kirkko Helsingissä (1950) ja Käpylän kirkko Kouvolassa (1952). Valmistunutta maakunta-arkistoa kuvattiin aikalaislehdessä modernisoitua renessanssityyliä edustavaksi kivilinnaksi ja pohjoismaiden ajanmukaisimmaksi arkistorakennukseksi.

Juhlavuotta tuodaan itse maakunta-arkistossa esiin tutkija-aulaan pystytetyllä näyttelyvitriinillä, johon on koottu muistoja – kirjejäljennöksiä, koristeellisia leimasimia, kirjoituskone, ensimmäinen tutkijasalin vieraskirja – vuosien varrelta. Yllättäen totesimme, että vitriiniin oli päässyt jossain vaiheessa pujahtamaan jopa Arkistohiiri kavereineen. Hiirulainen ei tosin liene yhtä viisas kuin kollegansa Kansallisarkistossa, itse Viisas Hiiri, sillä kesäkuumalla ei kannattaisi pujahtaa tiiviiseen lasikoppiin, jossa voi virkistäytyä vain muistoilla.

Hieman ennen kesähelteiden alkua Turun maakunta-arkisto on avaamassa arkiston menneistä vuosista kertovaa verkkonäyttelyä. Näyttelytyöryhmässä työskentely on ollut antoisaa ja hauskaa. Vuosien varrelta nousee esiin sekä monia värikkäitä paikallisia tapahtumia että karismaattisia persoonallisuuksia, joista voidaan mainita maakunta-arkistonhoitajat Kaarlo Österbladh, Pentti Renvall ja Toivo T. Rinne sekä johtaja Taina Vartiainen. Hieman yleistäen voidaan todeta, että Österbladhin aikana luotiin toiminnan perusta, Renvallin aikana painopiste oli tarkastustoiminnassa ja arkistohallinnossa, Rinteen kaudella parannettiin asiakaspalvelua ja hoidettiin ulkoisia suhteita ja Vartiaisen kaudella kehitettiin asiakirjahallintoa.

Mielenkiintoisia ajatuksia arkistojen perimmäisestä olemuksesta on tullut vastaan sekä asiakkaiden kirjeissä ja valtionarkistonhoitajien kirjelmissä että maakunta-arkiston koulutusaineistoissa. Turun linnan tornista maakunta-arkistoon vuonna 1932 tehty lääninhallituksen arkistosiirto lienee edelleen tähän mennessä maakunta-arkiston haastavin siirtoprojekti ja kiehtoo mielikuvitusta aina uudelleen. Muutamat, aluksi Suomessa vain Turun maakunta-arkiston antamissa koulutuksissa vaikuttaneet opit mm. arkistonhoidon ja asiakirjahallinnon tehtävälähtöisyydestä on otettu kuin vaivihkaa käyttöön muuallakin. Perinteitään kunnioittaen Turun maakunta-arkisto voi kovin ylpeänä todeta, että tänä vuonna järjestetty toukokuun asiakirjahallinnon ja arkistotoimen peruskurssi oli järjestyksessään neljäskymmenesviides (45). Eläköön vanha ja uusi ja erityisesti ne yhdessä!

Ylitarkastaja Pirkko Haario

Turun maakunta-arkisto

Kevään suuri rutistus, Pohjoismaiset arkistopäivät Hämeenlinnassa on onnellisesti takana. Järjestelyt sujuivat kuin tanssi ja aurinko helli kesäisillä lämpötiloilla satoja kaupunkiin taivaltaneita arkistonhoitajia ja asiakirjahallinnon ammattilaisia.

Monista puhujista ylitse muiden nousi tohtori Trudy Huskamp Peterson, tunnustettu kansainvälisen uran tehnyt arkistoammattilainen Yhdysvalloista. Ympäripyöreästi otsikoitu esitelmä ”Archives and authoritarianism, archives and democracy” sisälsi tiukkaa analyysiä, mutta myös suurien linjojen maalaamista, mikä on mahdollista vain ihmiseltä, joka puhuu vuosikymmenten kokemuksella. Vaikka Huskamp Peterson puhui arkistojen merkityksestä kriisitilanteissa, hän tuli samalla linjanneeksi sen, minkä takia arkistolaitokset ylipäänsä ovat olemassa.

Huskamp Peterson avasi luentonsa hätkähdyttävällä kuvalla Kosovon sodasta. Kuvassa ei näkynyt haavoittuneita siviilejä, aseistettuja taistelijoita tai tuhoutuneita taloja, vaan tuhansia passeja, henkilöpapereita ja syntymätodistuksia. Ne oli viety kosovolaisilta, jotta he eivät voisi todistaa kansalaisuuttaan, omaisuuttaan tai työpaikkaansa. Kuva tulvi paperiin sidottuja ihmisoikeusrikkomuksia, joiden tavoitteena oli estää ihmisjoukolta paluu kotipaikoilleen.

Trudy Huskamp Peterson kertoi kokemuksistaan monissa entisissä kriisipesäkkeissä, sota-alueilla ja diktatuureissa, joissa hän oli ollut ohjaamassa asiakirjahallintoa, jotta se palvelisi tilintekoa menneen kanssa. Huskamp Peterson korosti, että yhteiskunnan tasolla tapahtuneen kriisin jälkeen asiakirjat auttavat selvittämään tilannetta. Hän listasi kolme oikeutta, jotka asiakirjat mahdollistavat:

ihmisillä on oikeus tietää, mitä on tapahtunut
ihmisillä on oikeus selvittää, miten on toimittu
ihmisillä on oikeus oppia siitä, mitä on tapahtunut

Oikeudet koskevat niin yksilöllistä kuin kollektiivistakin tasoa, mutta molemmissa korostuu ihmisten oikeus - ei niinkään viranomaisten, organisaatioiden tai instituutioiden. Kun kriisi on ratkennut, on ihmisten ensimmäinen tarve tietää, mitä heidän läheisimmilleen ja omaisuudelleen on tapahtunut. Seuraavaksi heillä on tarve selvittää, miten on toimittu, millaiset teot ovat johtaneet kriisiin ja mitä sen aikana on tehty. Kolmantena ihmisillä on oikeus kokemansa ja oppimansa perusteella varmistaa, ettei samanlaista voi koskaan tapahtua uudelleen.

Asiakirjallinen tieto selvittää tapahtunutta ja rekonstruoi aiempaa, jotta hyvitykset ovat mahdollisia. Jos ihmiseltä on viety henkilöllisyyden ja omaisuuden todistavat asiakirjat, ovat viranomaisarkistot useimmiten ainoa mahdollisuus palauttaa tarvittava tieto. Jos ihminen on kokenut vääryyksiä, ovat niistä vastuussa olevan arkistot usein ainoa mahdollisuus tietää, mitä ja millä perusteilla on tehty - ja kuinka järjestelmällistä toiminta on ollut, eli onko kyse yksittäisestä rikoksesta vai jostain paljon pahemmasta. Arkistolaitosten tehtävä ei ole tehdä arvioita tai jakaa tuomioita, vaan tarjota asiakirjallinen aineisto, jonka avulla voidaan tutkia ja arvioita tehdä.

Trudy Huskamp Peterson korosti, että vastuu tämän työn onnistumisesta on arkistonhoitajalla. Hänen tehtävänsä on varmistaa, että ihmisarvon turvaavat tiedot säilyvät ja ovat saatavilla. Tässä nousee esiin mielestäni koko asiakirjahallinnon ja arkistolaitosten olemassaolon perusta. Emme ole olemassa, jotta virastot voisivat säilyttää oman historiansa, vaan jotta tiedot niiden toiminnan myötä ihmisistä tallentuneet tiedot säilyisivät ja jotta ne olisivat saatavilla ja saavutettavissa.

Suomen arkistolaitos on viimeisen kymmenen vuoden aikana kunnostautunut juuri tällä saralla tuomalla uudella tavalla esiin sota-aikojen tietoja yksittäisistä ihmisistä. Sotasurmat 1914–1922, Sodissa 1939–1945 menehtyneet sekä Sotavangit ja ihmisluovutukset tuovat tärkeää perustietoa valtiollisten kriisivaiheiden yhteydessä kuolleista ihmisistä, mutta eivät tee muita tulkintoja kuin tilastollista analyysiä kuolleiden määristä.

Näyttävien tietokantojen ja suurhankkeiden ohessa on myös tuhansia ja taas tuhansia tapauksia, jotka eivät ehkä historian oppikirjoissa saa kovin montaa riviä, mutta jotka ovat ne kokeneille ihmisille tärkeääkin tärkeämpiä. Tämän takia arkistot tallettavat tietoja esimerkiksi sotalapsista, rikostuomioista tai steriloinneista, jotta ihmiset voivat tietojen avulla selvittää, mitä on tapahtunut ja miten on tapahtunut sekä tarvittaessa myös oppia tapahtuneesta.

Arkistot menevät myös paljon tätä pidemmälle. Kyse ei ole vain poikkeusolojen tallentamisesta, vaan myös tavallisen tasaisen arkipäivän kanssakäymisistä. Vanhojen palkkaustietojen löytyminen arkistosta on tärkeä asia sillä hetkellä, kun ihminen huomaa eläkelaskelmastaan puuttuvan työsuhde poikineen.

Trudy Huskamp Peterson päätti esitelmänsä siteeraamalla Etelä-Afrikan apartheidin vastaisessa taistelussa ansioitunutta Alex Borainea: Meidän on tärkeää kääntää historian lehteä ja siirtyä eteenpäin, mutta ensin meidän on luettava mitä lehdelle on kirjoitettu. Arkiston tehtävä on säilyttää se lehti, jotta sen voi lukea.

Kehittämispäällikkö Outi Hupaniittu
Kansallisarkisto

Viime viikon blogikirjoituksessa mainittiin, että Pohjoismaisten arkistopäivien järjestelyt Hämeenlinnassa sujuivat kuin tanssi. Ennen kuin tähän kuitenkaan päästiin, oli takana koko talven kestänyt tanssiaskelten harjoittelu – naturligtvis endast på svenska.

Hämeenlinnan maakunta-arkiston valmistautuminen Kevään 2012 Suureen Koitokseen alkoi oikeastaan jo syksyllä 2009, kun pääsimme vakoilemaan arkistopäivien järjestelyjä Trondheimiin. Erityisesti tapaaminen norjalaisen ”työrukkaskaksikon” kanssa oli valaiseva, ja antoi esimakua siitä, mitä kaikkea käytännön järjestelyissä on hyvä ottaa huomioon. Ensimmäiset päätökset Hämeenlinnan arkistopäivien sisällöstäkin tehtiin jo Norjassa: maakunta-arkiston henkilökunta ei leipoisi itse avoimien ovien tarjottavia makupaloja…

Viime syksynä koko henkilökunta aloitti tiukan ruotsin opiskelun ulkopuolisen kielenopettajan johdolla tavoitteenaan ’att våga tala svenska’. Kerran viikossa palautimme aktiivisesti mieliimme, miten sitä toista kotimaista oikein puhuttiinkaan. Henkilökunnan kahvion pöydälle ilmestyneisiin HBL-lehtiin tutustuttiin ennakkoluulottomasti vähintään sarjakuvien osalta. YLE Femman ohjelmat ja uutisaiheet nousivat myös kahvitaukojen keskusteluihin eli kielikylpy jatkui virka-ajan ulkopuolellakin. Toukokuun lähestyessä ei ruotsi väistynyt mielestä edes öisin: osa henkilökunnasta näki nimittäin unensakin ruotsiksi. Kun ruotsi alkoi sujua, tutustuimme varovaisesti myös muihin skandinaavisiin kieliin. ”Juutuupin” videot antoivat esimakua norjan ja tanskan kielen koukeroista. Niin rohkeiksi emme itsemme kuitenkaan tunteneet, että olisimme islantia kuunnelleet.

Ahkeran opiskelun jälkeen Hämeenlinnan maakunta-arkiston henkilökunta osaa nyt sujuvasti mm. aina hyödylliset fraasit ’det knallar och går’ ja ’jag är ute och cyklar’. Harmiksemme huolellisesti ulkoa opeteltua ’toaletterna ligger bakom den fuchsiafärgade skärmen’ –lausetta emme päässeet käyttämään, mutta muuten keskustelu pohjoismaisten kollegoiden kanssa gick ju bra – ehkä tanskan kuullun ymmärtämistä lukuun ottamatta. Oli kieli mikä hyvänsä, ymmärsimme kyllä sujuvasti aina kun maakunta-arkiston rakennusta, julkisivun graafista betonia tai aurinkoista säätä kehuttiin.

Seminaariväen kiittäessä arkistopäivien järjestäjiä seisaaltaan aplodeeraten saatoimme vihdoin huokaista ”Gudskelov! – nu är det förbi!”.

Kaikki luennot ja alustukset julkaistaan kolmessa erässä kesän aikana Pohjoismaisten arkistopäivien kotisivulla (linkki: http://www.nordiskaarkivdagar2012.fi/). Sitä odotellessa voi vaikka vilkaista kuvallisia tunnelmia (linkki: http://nordiskaarkivdagar2012.fi/index.php?page=sivu-12 ) från Nordiska Arkivdagar 2012 i Tavastehus.

Ylitarkastaja Mervi Lampi
Hämeenlinnan maakunta-arkisto

Aina ei aamulla töihin matkatessaan voi olla varma, kenen aikoja sitten edesmenneen sukulaisensa vaiheisiin tulee päivän aikana tutustumaan. Herkemmille lukijoille voi heti kertoa, että kyseessä eivät ole meedion työtehtävät, vaan arkistonjärjestäjän. Joskus voi järjestettävästä arkistosta sattumalta löytyä asiakirjoja, joissa mainitaan tuttuja henkilöiden nimiä ja paikkoja, jotka ovat painuneet arkistonjärjestäjän mielen sopukoihin varhaislapsuudessa isovanhemman kertoman iltasadun yhteydessä.

Erään seurakunnan arkistosta puuttuivat rippi- ja lastenkirjojen sisällysluettelot, joten niitä laatiakseen tuli kirjat kahlata huolella läpi. Valmiista sisällysluettelosta selviää kirjan sisältämät kylät sekä sivunumerot, joista kylien tiedot alkavat. Tällainen työ voi olla ajoittain aika hidasta, sillä kylien nimet on saatettu kirjoittaa vähän eri tavoin ja varhaisemmilla ajoilla ruotsiksi. Erään rippikirjan väliin oli huolella kätkeytynyt pieni paperinippu, joka sisälsi tietoja seurakunnan kiertokoulun kylistä ja oppilaista 1800-luvun lopulta. ”Ja tämäkin tänne hautautunut” arkistonjärjestäjä tuumii, kunnes huomaa tutun kylän nimen. Opettajan oppilaistaan laatimista tarkoista luetteloista hyppää silmille puolenkymmentä muinaista sukulaista: isomummin äiti sisaruksineen. He ovat käyneet kiertokoulua kahtena perättäisenä vuotena kolme viikkoa syksyllä ja kolme viikkoa keväällä. Siellä on kuka enemmän kuka vähemmän hiki otsalla opiskellut ”sisästä lukukirjaa” ja ”ulkoa historiaa ja Katekismusta”. Välillä tunnelman kohottamiseksi on laulettu virsiä. Illalla ovat ehkä perheen nohevimmat opettaneet muita pirtin hämyssä, kuten tunnetussa Jukolassa, sillä sen verran mallikkaasti kiertokoulu näyttää arvosanoista päätellen sujuneen.

Tie- ja vesirakennuspiirien arkistoissa on paljon kulkureitteihin liittyviä karttoja ja piirustuksia. Erään tällaisen arkiston täydennyssiirron yhteydessä arkistonjärjestäjä sai läpikäytäväkseen ja luetteloidakseen lähes parisataa kanaviin ja koskiin liittyvää karttaa ja piirustusta. Lisäksi arkistossa oli pieni nippu karttoihin liittyvää kirjeistöä. Yksi kirjeiden seassa ollut pöytäkirja aivan 1900-luvun alusta valaisi jälleen vähän suvun vaiheita: isomummin isä ja hänen veljensä olivat olleet kanavalla kesärenkeinä. Pöytäkirjan mukaan kesäisin työvuorot kestivät aamuseitsemästä iltakuuteen, josta ”1 tunti aamiaista ja 2 tuntia päivällisaikaa”. Vahtivuorot olivat yöaikaan iltakuudesta yhteen yöllä ja yhdestä aamuseitsemään. ”Rahtilaivoja päästi yksi renki ja matkustajalaivoja molemmat rengit”. Pöytäkirjassa veljeksiä ja kanavankaitsijaa kuultiin todistajina vuosirengin potkuja koskevassa asiassa. Kanavankaitsijan apulaisena ja veljesten esimiehenä toiminut vuosirenki oli saanut potkut ja tehnyt asiasta valituksen. Vuosirengin potkuja perusteltiin sillä, että ”tapahtui usein, kun oli vahtivuoro, hänet tavattiin pukemattomana asunnossaan vaikka hänen olisi pitänyt olla vahtivuorollaan vahdissa”. Kanavankaitsija todisti myös, että vuosirenki oli usein työaikana tavattu ”loikomassa sängyssä”. Eipä tainnut sillä kertaa mennä vuosirengin valitus potkuistaan läpi.

Kanavan kesärenki päätyi piakkoin yhteen alussa mainitun kiertokoulua käyneen tytön kanssa, ja heidän lapsilleen oli jo mahdollista käydä muutakin kuin kiertokoulua. 1880-luvulta alettiin perustaa sekä tytöille että pojille tarkoitettuja yhteiskouluja, joiden taustalla vaikuttivat kannatusyhdistykset. Yhteiskasvatusaatteen ja naisten vapautumisliikkeen siivittämänä 1890-luvulla alkoi yhteiskoulujen perustamisaalto. Yhteiskoulujen arkistoissa on paljon mielenkiintoista, mm. luokkien päiväkirjoja, oppilasluetteloita ja opettajamatrikkeleita. Näitäkin järjestäessä saattaa tulla sukua vastaan. Eräänkin kerran luokkien päiväkirjojen parissa työskennellessään arkistonjärjestäjä huomasi, että yhteiskoulun luokassa II A yhden tytön ja seitsemän pojan lisäksi myös järjestäjän isomummi oli ollut ”vallaton”. Lieventävänä asianhaarana voidaan pitää sitä, että oppiaineina oli tuona päivänä ollut mm. runoutta ja korkeushyppyä.

Myöhemmin isomummi toipui vallattomuudestaan ja oli mukana perustamassa marttayhdistystä kotikylälleen. Yhdistyksen toimintakertomuksissa hänet voi edelleen tavata järjestämässä syksyisin nuorille kasvisten ja juuresten säilöntäkursseja. Hänen pääasiallinen leipäpuunsa oli opettajantoimi, ja perimätieto kertoo hänen pärjänneen hyvin myös vähän vallattomampienkin oppilaiden kanssa.

Tutkija Hanna Kiiski

Joensuun maakunta-arkisto

Kesäkuun taipuessa kohti loppuaan ovat arkistossakin kesän merkit jo selvästi havaittavissa: talven toimelias kuhina tutkijasalissa on hetkeksi hiljentynyt eikä henkilökuntatiloissakaan ole tungosta. Verkkopalveluissa kesän tulo ei kuitenkaan ole kovin paljon näkynyt. Niiden käyttö on lähes talven lukujen tasolla.

Näistä käyttäjämääristä saatiin pari kuukautta sitten uutta tutkimustietoa, kun Kansallisarkistoakin arvioinut Tero Lönnström tarkasteli gradussaan eri arkistojen käyttäjämäärien kehitystä 1980-luvun lopulta viime vuosiin. Oli ilo todeta se vallinnut mutu-tuntuma oikeaksi, etteivät verkkopalvelut tai mikään muukaan ole syönyt Kansallisarkiston tai muidenkaan tutkittujen arkiston käytön määrää. Ennemminkin kyse on tasaantumisen ja nousupiikkien vuorottelusta. Ja hyvä näin, onhan noin 99 prosenttia aineistosta vielä digitoimatta. Ja verkkopalveluiden käytön kasvu on meilläkin ollut viime vuosina voimakasta. Kontakteistamme yli puolet syntyy nykyisin verkossa ja on oletettava, että verkon kautta tavoitamme sellaisiakin käyttäjiä joita emme perinteisin keinoin saavuttaisi.

Huolimatta näennäisestä hiljaisuudesta tapahtuu arkistossa silti näinäkin päivinä paljon. Syksyn valmistelut ovat täydessä käynnissä. Erityisen paljon satsataan syyskuussa starttaavaan Astiaan mutta muitakin hankkeita on käynnissä. Alkuvuodesta uusittu ryhmäesittelykonsepti sai kevään mittaan erittäin hyvää palautetta ja jotakuinkin samalla kaavalla jatketaan siksi myös syksyllä. Kesän aikana järjestään muuten myös yksi avoin esittely, johon voi ilmoittautua mukaan joko yksin tai kaverin kanssa. Jos tällaisille avoimille esittelyille on kysyntää, jatketaan niitä aika ajoin myös tulevaisuudessa.

Syksyksi arkistoon puuhataan myös QR-koodin käyttöönottoa. Käytännössä se mahdollistaa arkiston videotuotannon ja muun verkkosisällön jakamisen esimerkiksi erilaisissa tilaisuuksissa ja tapahtumissa. Mobiililaitteiden käytön lisääntyessä myös valmius koodin lukemiseen on yhä useammalla ja tuntuu siltä, että koodi on yleistyvä tapa verkossa olevan sisällön jakamiseen verkon ulkopuolella. Olipa tulevaisuuden suunta QR tai jokin muu sitä vastaava tekniikka, haluamme siitä kokemuksia piankin. Myös Tieteiden yön valmistelut ovat parhaillaan käynnissä. Niihin käyttäjillä on ollut mahdollisuus vaikuttaa Facebook-tilimme kautta. Näyttää siltä, että tapahtuman ohjelma rakentuu paljolti siellä esitettyjen toiveiden mukaan. Sielläkin QR varmaan jollakin tavalla näkyy.

Näin siis työ arkistossa jatkuu myös lomakauden aikana. Käyhän sinäkin edistämässä omaa tutkimustasi kesän aikana. Arkistossa tavataan!

Tomi Ahoranta
Kehittämispäällikkö
Kansallisarkisto

Blogi jää heinäkuun ajaksi kesätauolle. Seuraavan kerran arkiston näkökulmasta puhutaan elokuun alussa viikolla 31.

Arkistolaitos toivottaa kaikille lukijoille hyvää ja leppoisaa kesää!

Arkistoa järjestettäessä avautuu asiakirjoista usein inhimillisen elämän koko kirjo. Ulkoministeriön lähetystöjen ja konsulaattien asiakirjoista löytyy lukuisia esimerkkejä siitä, millaisiin vaikeuksiin suomalaiset voivat ulkomailla joutua. Henkilökunnallekaan olosuhteet kohdemaassa eivät aina ole kotimaan luokkaa ja eteen tulleet arkielämän hankaluudet saattavat välillä tuntua ahdistavilta.

Erään lähetystön henkilökunta koki arkielämän pyörittämisen perin työlääksi. Jos paikallisista kaupoista oli jotain saatavissa, se vaati jonottamista ja laatu oli usein huono, virka-asunnon keittiössä vilisi rottia ja torakoita, asioita avittamaan tarvittiin lahjontaa tupakan ja juomien muodossa, bensapula vaivasi ja autot joutuivat jatkuvasti ilkivallan kohteeksi. Jotain positiivista sentään löytyi, kun lähetystön naispuoliset työntekijät saattoivat käydä ilman miesseuraa ravintolassa, teatterissa tai elokuvissa sekä liikkua kadulla iltaisin, elleivät sattuneet pelkäämään vesikauhuisia tai muita kulkukoiria, joita kaupunki oli täynnä. Lähetystön työntekijät kuvasivat suhtautumistaan vaikeuksiin kirnuun heitetyn sammakon kaltaiseksi:”Tähän piimään en huku. Minä rimpuilen ja rimpuilen” sanoi sammakko kirnussa ja istui aamulla voikokkareen päällä.

Hankaluuksia, joskin erilaisia, oli muissakin lähetystöissä. Kiire rasitti pahiten niitä lähettiläitä, jotka olivat varsinaisen asemamaansa lisäksi sivuakkreditoitu myös muihin maihin. Monelle nykyisin työelämässä pyristelevälle lienee tuttu epämiellyttävä tunne siitä, että olisi oltava kahdessa paikassa samanaikaisesti, saati sitten kahdessa maassa yhtä aikaa. ”Kirjoitan verekseltään taasen koettuani, kuinka kiusallista on, etten voi jakaa itseäni kahtia. Olisi pitänyt olla tänäänkin kahdessa maassa yhtä aikaa…”. Näin kirjoitettiin jo 1930-luvulla. Alati muuttuvissa tilanteissa lähetystöjen henkilökunnalta on todennäköisesti vaadittu jakautumiskyvyn lisäksi myös nykytermein kuvattuna joustavuutta ja muutoskestävyyttä.

Näitä ja monia muita tarinoita löytyy Oulun maakunta-arkistossa säilytettävänä olevista Ulkoasianministeriön edustustojen arkistoista. Oulun maakunta-arkistoon siirrettiin vuonna 2010 noin kilometrin verran 56 eri konsulaatin ja lähetystön arkistoja vuosilta 1918 - 1983. Osittain samoja aineistoja on myös Ulkoministeriön keskusarkistossa. Oulun maakunta-arkistossa on järjestetty näitä aineistoja 85 hyllymetriä. Osa on kokonaan järjestämättä, mutta monista järjestämättömistä arkistoista on olemassa inventointiluettelot, vaikka tarkempaa luettelointia ei olekaan vielä tehty.

Konsulaatit ja lähetystöt hoitavat asioita, jotka saattavat olla eduksi Suomen valtiollisten etujen valvonnalle, diplomaattisuhteiden sekä kaupankäynnin ja merenkulun hoitamiselle. Suomen kansalaisten etujen valvonta ja viranomaisasioissa avustaminen ovat myös edustuston tehtäviä. Ulkomaanedustustojen asiakirjat käsittävät diaareja, luetteloita, henkilökortistoja, pöytäkirjoja, kirjeenvaihtoa, raportteja ja tiliasiakirjoja. Aineiston joukosta löytyy mielenkiintoista tietoa mm. Suomen talvisotaan tarjoutuneista vapaaehtoisista ja muusta sodan aikana tarjotusta avusta. Sukututkijoita voi erityisesti kiinnostaa merisatamakaupunkien edustustojen arkistosta löytyvät luettelot satamaan saapuneista suomalaisista laivoista, merimiesluettelot ja -kortistot sekä passi- ja viisumiasiakirjat.

Asiakirjat ovat vapaasti tutkijoiden käytettävissä, mutta arkaluonteisia henkilötietoja sisältävät asiakirjat ovat käyttörajoitettuja.

Ylitarkastaja Tuula Leskelä
Oulun maakunta-arkisto

Kansainvälinen arkistoneuvosto ICA (International Council on Archives) järjestää joka neljäs vuosi pidettävän kongressinsa Australian Brisbanessa 20.-24. elokuuta. Näillä näkymin kongressiin on tällä kertaa kokoontumassa lähemmäs tuhat alan ammattilaista. Suomesta osallistujia on tiettävästi vajaa kymmenkunta.

ICA on muutaman viimeisen vuoden aikana pyrkinyt aktiivisesti uudistamaan ilmettään ja tulevan kongressin aikana pidettävässä yleiskokouksessa on tarkoitus muun muassa hyväksyä järjestön uudet säännöt. Uusien sääntöjen kautta järjestö tähtää hallintorakenteiden keventämiseen sekä jäsenrakenteen ja jäsenmaksujärjestelmän uudistamiseen. Keventyneen hallinnon avulla on tarkoitus vähentää päällekkäistä työtä. Jäsenrakenteen reformilla puolestaan halutaan houkutella uusia jäsenkategorioita tarjoamalla heille laajempia mahdollisuuksia vaikuttaa järjestön toimintaan. Uusien sääntöjen on tarkoitus toimia huomattavasti yleisemmällä ja kevyemmällä tasolla, ja yksityiskohtaisempia asioita voidaan säätää ns. sisäisillä säädöksillä.

ICA otti jo viime syksynä merkittävän askeleen kohti avoimempaa osallistumista, kun yleiskokous hyväksyi vuosittaisen ns. CITRA-konferenssin lakkauttamisen entisessä muodossaan ja avasi ovet uudelle tapaamiselle nimeltä Annual Conference. Uusi konferenssikonsepti koostuu kolmesta osiosta: kaikille avoin tieteellinen konferenssi (CITRA-konferensseihin saattoivat osallistua ainoastaan tietyt ICA-jäsenet), arkistolaitosten johtajien foorumi (Forum of National Archivists) sekä ICA:n hallinnolliset kokoukset (yleiskokous, hallituksen kokous, jaostojen ja alueellisten alueiden kokoukset jne.). Ensimmäinen uuden konseptin vuosikonferenssi järjestetään Brasilian Rio de Janeirossa lokakuussa 2013.

ICA:n päätöksenteosta vastaa ensisijaisesti sen hallitus, eli Executive Board (EB), johon on kuulunut lähemmäs 40 henkilöä, kun edustettuina ovat olleet paitsi ylin johto (puheenjohtaja, pääsihteerit sekä parhaimmillaan 7-8 eri osa-alueesta vastaavaa varapuheenjohtajaa, VP) myös alueellisten järjestöjen (Regional Branches, 13 kpl) ja jaostojen (Professional Sections, 13 kpl) puheenjohtajat. Hallituksen työrukkasena on lisäksi toiminut ns. Management Commission (MCOM). Tätä raskasta koneistoa ollaan nyt uusien sääntöjen avulla keventämässä. MCOM lakkaa olemasta ja varapuheenjohtajien määrää kutistetaan asteittain kahteen, eli jäljelle jäävät VP Finance ja VP Programme.

ICA:n toimintaohjelmasta, ja sen myötä myös kaikista järjestön hallinnoimista projekteista, vastaa ns. ohjelmakomitea, Programme Commission (PCOM). Voimassa oleva toimintaohjelma kattaa toistaiseksi vuodet 2008–2018. PCOM:in merkitys tulee uusien sääntöjen mukaan entisestään vahvistumaan, kun se toimintaohjelman ja projektien lisäksi vastaa myös kongressien ja vuosikonferenssin ohjelman sisällön suunnittelusta.

Suomen arkistolaitoksella on viimeisen runsaan kymmenen vuoden aikana ollut kapea, mutta pitkäaikainen edustus ICA:n erilaisissa elimissä. Jari Lybeck toimi vuosina 2000–2008 Euroopan aluejärjestön EURBICA:n pääsihteerinä ja vuodesta 2008 hän on ollut ICA:n toimintaa arvioivan Audit Commissionin (ACOM) jäsen. Jarin kausi ACOM.issa päättyy Brisbanen kongressiin.

Itse toimin vuosina 2004–2008 ICA:n urheiluarkistojaoston (SPO) jäsenenä, ja vuodesta 2008, jolloin jaostosta tuli pysyvä, olen ollut sen puheenjohtaja. Siinä ominaisuudessa olen myös ollut Executive Boardin jäsen ja siten päässyt osallistumaan edellä mainittujen uudistusten valmisteluihin.

Kenth Sjöblom
Ylitarkastaja, Kansallisarkisto

Voiko sinne tulla ihan kuka vaan? Mitä siellä edes voi tehdä? Eikö siellä ole tylsää? Tuossa pari usein toistunutta kysymystä ystäviltäni, kun he yrittivät udella mitä uusi työni Jyväskylän maakunta-arkistossa oikein pitää sisällään. Varsin vahvana tuntuu elävän mielikuva kasvottomasta virastosta, jossa istutaan pölyisissä huoneissa ja vahditaan niitä asiakirjoja.

Jokainen arkisto pyrkii tekemään töitä tunnettuuden eteen. Ystävistäni koostuvan suppean otannan perusteella syytä siihen myös on. Arkistot eroavat muista muistiorganisaatioista, kirjastoista ja museoista, joihin on helpompi mennä tutustumaan ilman varsinaista ennakkosuunnitelmaa. Sen sijaan arkistoon tullakseen asiakkaalla tavallisesti on jo tuntuma siitä, mitä täältä löytyy, sekä selkeä ongelma tai mielenkiinnon kohde mihin tietoa haetaan. Se voi olla suku, kotiseutu tai historia yleensä.

Tutkijasalien tyhjentymisestä on vastuuta vieritetty digitoidun aineiston määrän lisääntymiseen. Ei ole tarvetta lähteä arkistoon saakka kun aineistoon pääsee käsiksi kotikoneelta. Arkistolaitoksen Digitaaliarkiston käyttäjämäärät ovatkin kasvaneet harppauksin. Digitaaliarkisto on kuitenkin myös keino uusien asiakkaiden houkutteluun, ja nettisivut paras keino jakaa tietoa arkistolaitoksen toiminnasta. Satunnainen päiväkävelijä harvoin astuu sisään arkistomme ovesta, mutta nettisurffailija saattaa hyvinkin eksyä sivuillemme. Kun ensikosketus arkistoihin onnistuu kotisohvalta, ehkäpä joillakin nälkä kasvaa ja kiinnostuu ulottuu myös digitaalisen tarjonnan ulkopuolelle.

Kaikkea ei voida digitoida, mutta myös näyttelyiden, Arkistojen päivä -tyylisten tapahtumien tai vaikkapa blogin avulla on mahdollista tarttua ajankohtaisiin aiheisiin ja tuoda esille arkistojen toimintaa sekä niitä arkistojen helmiä, joiden olemassaolo yllättää kokeneenkin arkistokävijän. Aina voi myös vinkata asiakasta lisäinfon äärelle, jopa toisiin arkistoihin saakka. Sukututkimukseenkin saa uusia ulottuvuuksia kun piipahtaa maakunta-arkiston lisäksi kaupunginarkistossa tutkimassa esimerkiksi vanhoja koiraveroluetteloita. Minkäs niminen haukku sillä isoisoisällä olikaan?

Erityisen tärkeää tunnettuuden kannalta on yhteistyö paikallisten korkeakoulujen ja muiden oppilaitosten kanssa. Arkistolähteet ovat luonnollisesti tuttuja yliopiston historianopiskelijoille (tai ainakin tulisivat olla), mutta löydettävää ja koettavaa on myös muiden alojen ja oppilaitosten opiskelijoille. Positiivista on, että arkistot koetaan edelleen kiinnostavina työpaikkoina. Esimerkiksi Jyväskylän ja Tampereen yliopiston arkistonhallinnan maisteriohjelman kautta jo moni on päässyt kiinni työelämään, itseni mukaan lukien.

Tutkijasalikäyntien vähentymisestä huolimatta kiinnostus arkistolaitokseen ei ole kadonnut, kuten digitaaliarkiston käyttäjämäärät osoittavat. Silti tunnettuuden kanssa on vielä paljon työtä. Tutkijasalissa, työhuoneessani, saati arkistomakasiineissa ei ole pölyä. Tylsyyttäkään en ole ennättänyt potemaan, jokainen päivä on erilainen ja parhaimmillaan hyvinkin vilkkaita. Saa tulla tutustumaan, ihan kuka vaan.

Ylitarkastaja Kaisa Kohvakka

Jyväskylän maakunta-arkisto

Arkistolaitos teki elokuun alussa päätöksen lauantai-aukiolojen vähentämisestä. Ensimmäiset reaktiot sukututkijoilta tulivat välittömästi. Verkkokeskustelu lähti liikkeelle.

Vaikeuksia leikkauksista syntyy ennen muuta työssä käyville sukututkijoille, jotka käyttävät arkistoja iltaisin ja viikonloppuisin. Perusaineistoja on viime vuosina digitoitu paljon, mikä helpottaa aloittelevan sukututkijan työtä. Pitemmälle harrastuksessaan edenneet käyttävät paljon muitakin kuin seurakuntien historiakirjoja syventäessään tietojaan tutkimuksensa kohteista. Kestää vielä vuosia ennen kuin edes keskeisimmät näistä aineistoista on saatu digitoiduiksi. Todella ikävä asia, ymmärrän sen hyvin. Miksi siis näin on jouduttu päättämään?

Tänä vuonna arkistolaitoksen budjetti on ollut erittäin tiukka ja niukka. Menoista noin 40 % muodostuu kiinteistökuluista. Käytännössä se tarkoittaa säilytystilojen vuokria. Työhuoneiden ja yleisten tilojen osuus kokonaisuudesta on varsin pieni. Eikä tilakuluja ole käytännöstä juurikaan mahdollista vähentää. Arkistojen tiloja ei voida kilpailuttaa samalla tavoin kuin monet muut virastot kilpailuttavat toimistotilojaan tai pienentävät työhuoneiden kokoa. Arkistotilojen säilytysolosuhteet on tarkasti määritelty kansainvälisillä standardeilla. Niiden avulla varmistetaan olosuhteet, jotka takaavat asiakirjallisen kulttuuriperintömme säilymisen vuosisatojen ajan. Tilasuunnittelun aikaperspektiivi arkistolaitoksessa on sen vuoksi aivan erilainen kuin muissa virastoissa. Helpotusta budjettiin ei siis ole noista menoista saatavissa.

Valtion tuottavuusohjelman korvaantuminen vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelmalla ei sekään tuonut apua säästölinjaan. Ainakin 17 virkaa on vielä vähennettävä, mikä merkitsee sitä, ettei avautuvia virkoja voida täyttää. Tilanne on jatkunut jo muutaman vuoden ajan. Henkilökunnan määrä vähenee sen vuoksi nopeasti sekä Kansallisarkistossa että maakunta-arkistoissa. Käytännössä säästöt ovat jopa suuremmat kuin tuo 17 virkaa.

Tutkijapalvelut ovat arkistolaitoksen kaikkein eniten henkilökuntaa vaativa vastuualue. Erityisen kalliita ovat ilta- ja viikonloppuaukiolot. Siksi leikkauksia on ollut pakko kohdistaa niihin. Päätökset on tehty vakaasti harkiten. Asiakaskäyntejä seurattiin kaikissa arkistolaitoksen yksiköissä tarkasti tammikuun alusta kesäkuun loppuun. Tämän perusteella tehtiin päätökset tutkijasalien aukipidosta lauantaisin. Oulun, Turun ja Vaasan maakunta-arkistot jatkavat rajoitetusti aukioloa, kun siihen oli mahdollisuus. Tarkemmat tiedot eri yksiköiden aukioloajoista löytyvät arkistolaitoksen kotisivuilta.

Pari vuotta sitten arkistolaitos oli samassa tilanteessa. Silloin sukututkijoiden aktiivisuuden ansiosta palattiin taloudellisen tilanteen vähän helpotuttua pitempiin aukioloihin. Nyt siihen ei ole enää mahdollisuutta. Digitointi varmasti tuo helpotusta vähitellen, mutta sekin edellyttää lisäpanostuksia. Muuten tahti on kansainvälisesti – ja etenkin pohjoismaisesti – verrattuna aivan liian hidas.

Lopuksi kaivattaisiin lohdutuksen sana, toivon pilkahdus. Sen tarjoaa lähinnä sukututkijoiden ja arkistolaitoksen viime vuosina huomattavasti tiivistynyt yhteistyö. On mietittävä yhdessä uusia keinoja siihen, miten voidaan turvata aineistojen parempi saatavuus. Tätä työtä tehtiin muun muassa valmisteltaessa uudet toimintakäytännöt, jotka varmistivat seurakuntien uudempien kirkonkirja-aineistojen saamisen arkistolaitoksen yksiköistä Kirkkohallituksen tiukentuneesta kannasta huolimatta. Nyt on jälleen tarvetta yhteisten suunnitelmien tekoon.

Jussi Nuorteva

Arkistolaitoksen pääjohtaja

Året är 1910 och platsen landsbygden i Österbotten. Det har varit ett prövningens år för jordbrukarna. Torkan följd av täta nattfroster och riklig nederbörd har gjort skörden mindre än vanligt. Nu är det skördetid och det är viktigt att det lilla jorden gav tas tillvara. Förrysningen ökar och många far och söker lyckan i Amerika. Jordbruket mekaniseras, men ännu måste mycket göras för hand. Folktron lever kvar i samhället. Barn och vuxna hjälps åt med skörden för att sedan kunna fira skördefest tillsammans, en liten ljusglimt detta prövningens år.

Ovan nämnda är ramen för höstens tidsresor i Vasa, en verksamhet som med åren kommit att bli en återkommande tradition (se blogginlägg 12.10.2010 och 16.9.2011). Under de senaste två veckorna har omkring 450sjätteklassister i Vasa fått möjligheten att separera mjölk, baka bröd och kärna smör, tröska, mangla och stryka, framställa potatismjöl och koka kräm samt få en inblick i gammal folktro. Tidsresorna ordnas som ett samarbetsprojekt mellan sju kulturorganisationer, med Barnkulturnätverket i Österbotten (BARK) som dragare.

Tidsresorna är ett slags rollspel där man iklädd tidstypiska kläder, väst eller skjorta samt keps för pojkarnas del och förkläde och huvudduk för flickornas del, lever sig in i en viss tid och får vara med och utföra sysslor som var vanliga då. Alla medverkande, barn som vuxna, får nya namn och därmed också en roll att spela. Någon är bonddotter, en annan torparson, medan nästa unga man är son till prästen och är tänkt att gå i sin fars fotspår. Lärarna får roller som pigor och drängar. Vi förflyttar oss tillbaka i tiden genom att tillsammans högt räkna ner 3…, 2…, 1… och när vi därefter knäpper i fingrarna har vi förflyttat oss till år 1910.

För att tidsresorna inte enbart ska bli ett roligt avbrott i skoldagen, har det på förhand sammanställts ett informationspaket åt skolorna med bakgrundsmaterial rörande den tidsresa de ska företa. På så sätt får skolorna en bra möjlighet att antingen före och/eller efter tidsresan i klassen jobba vidare med materialet och de teman och frågeställningar som kommer upp. Vasa landsarkiv har bidragit med bakgrundsmaterial både om de allmänna förhållandena år 1910 (som exempelvis vilken egendom en vanlig bonde ägde samt information om väderlek och skörd) och mera specifikt material rörande till exempel separering av mjölk, allt plockat ur arkiv som förvaras i landsarkivet. Dessutom har landsarkivets personal deltagit som handledare vid ett par stationer under själva tidsresorna.

Tidsresorna levandegör en bit av vårt lands historia och är givande både för de deltagande skolorna och för oss arrangörer. Eleverna minns förhoppningsvis bättre efteråt till exempel hur man framställer potatismjöl, när de själva fått vara med och göra det, än om de bara läst om det. Lärarna får å sin sida via informationspaketet kunskap om olika typer av källmaterial och även uppslag till fortsatta diskussioner i klassrummen kring en viss period i historien, kring sysslor och sociala skillnader mellan olika samhällsgrupper.

För landsarkivets del är tidsresorna en möjlighet att visa på vad man kan hitta för information i våra arkiv. Därigenom kan vi förhoppningsvis också väcka ett intresse för historia bland både lärare och elever. Dessutom är det värdefullt när vi lyckas skapa ett gott samarbete och nätverk med andra kulturorganisationer inom den region där vi verkar. Det skapar goda förutsättningar för gemensamma satsningar också i framtiden.

Forskare Pia Uppgård

Vasa landsarkiv

Tuli puhelu Pohjanmaalta, jämäkkä-ääninen mies pontevasti asiaansa esitti. Oli äiti kuollut ja tarvittais virkatodistus perunkirjooootusasioita varten. Äiti koskaan missään Sakkolassa ole käynyt, minkä takia sieltä Sakkolan seurakunnasta pitää paperi saada. Muutaman kysymyksen jälkeen kävi ilmi, että isä oli Sakkolasta kotoisin ja äidin tiedot oli avioliiton myötä viety Sakkolan seurakunnan rippikirjaan ja aviopuolisoille tehty yhteinen muutto 31.12.1949 Tampereelle. On totta, että ei äiti ole koskaan Sakkolassa asunut, muuttomerkintä on ollut vain kirjanpidollinen toimenpide avioparin tietojen yhteenliittämiseksi.

Helsinkiläisrouva oli raivoissaan. Hän ei saanut Helsingin keskusrekisteristä syntymä- ja kastetodistusta, vaikka oli Helsingissä syntynyt. "Käskivät teille soittamaan, vaikka en kyllä yhtään ymmärrä miksi." Muutaman kysymyksen jälkeen selvisi, että vanhemmat olivat Viipurin tuomiokirkkoseurakunnan jäseniä lapsen syntyessä vuonna 1948. "Ja minähän en ole mikään viipurilainen, vaan stadista. En ole koskaan Viipurissa käynyt enkä mene." Meni huonon asiakaspalvelun piikkiin tai ei, niin en suostunut asiakkaan vaatimukseen enkä poistanut hänen tietojaan Viipurin tuomiokirkkoseurakunnan kirjoista. "Vanhempanne, ja myös teidän, tiedot on siirretty Viipurin tuomiokirkkoseurakunnasta 31.12.1949 Helsingin seurakuntaan." Asiakas sai Mikkelin maakunta-arkiston laatiman syntymä- ja kastetodistuksen, toivottavasti sai asiansa ulkomailla hoidettua.

Varatuomari vaati oikaisua tekemääni sukuselvitykseen. Eihän aviopuolisot voi muuttaa Sortavalan maaseurakunnasta 31.12.1949 Jyväskylään. Eihän koko Sortavala edes kuulunut Suomelle silloin, ja sitten seurasi pienehkö luento Suomen historiasta. Puheenvuoron päätyttyä sain pitää oman luentoni:
"Luovutetun alueen seurakunnat toimivat sodan jälkeen siirtoseurakuntina ns. Kanta-Suomessa. Seurakunnat ylläpitivät väestökirjanpitoa aina vuoden 1949 loppuun asti. Kaikki avioliitot, kaikki lapset, kaikki muutot on ihmiselle merkitty karjalaisen seurakunnan kirkonkirjaan aina siihen asti, kunnes hänen tietonsa on lopullisesti siirretty toimivaan seurakuntaan. Jotkut ovat ottaneet muuttokirjan aiemmin ja näin tiedot ovat siirtyneet jo ennen vuotta 1949. Mutta tässä tapauksessa aviopuolisoiden muuttopäivämäärä 31.12.1949 on aivan oikea, koska seurakunta lopetti tuona päivänä toimintansa ja heidän tietonsa on Jyväskylään siirretty silloin. Toki he ovat jo asuneet siellä monta vuotta, mutta kirjat siirtyivät tuolloin."

Usean karjalaisen muuttopäivämäärä joulukuun viimeinen päivä vuonna 1949 aiheuttaa hämmennystä edelleenkin, mutta me olemme valmiita kuuntelemaan ja selittämään asiat kohdilleen.

Tuija Bastman
Tietopalvelusihteeri, Mikkelin maakunta-arkisto

Arkistoasiakirjat herättävät julkisuuden mielenkiintoa varmimmin, kun ne sattuvat löytymään väärästä paikasta. Elokuussa vanhat asiakirjat olivat vaihteeksi myönteisen mediahuomion kohteena. Norjassa avattiin suorassa televisiolähetyksessä paketti, jonka eräs sikäläinen kunnanjohtaja oli väittänyt sulkeneensa v. 1912 ja luvannut sen aukaistavaksi sata vuotta myöhemmin. Käärö oli kokenut kovia. Se oli selvinnyt muutoista ja sodasta, vieläpä roskakoristakin. Televisiolähetys juonnettiin englanninkielellä ja musiikkiesitysten kera. Lähetystä seurattiin useissa maanosissa Pohjois-Amerikkaa ja Australiaa myöten. Huomion keskipisteenä ollut pienehkö kolmikiloinen paketti sai osakseen niin suuren, kunnioittavan ja juhlallisen kohtelun, että paketin käärijä tuskin oli osannut sellaisesta haaveilla.

Käärön sisällöstä liikkui etukäteen mitä mielikuvituksellisempia huhuja, arvailuja, jopa toiveita jonkinlaisesta aarteesta. Jotkut ounastelivat, josko huumorintajuinen kunnanjohtaja olisi kirjoittanut päällyspaperin alle toiseen kääreeseen sanat "avataan v. 2112". Paketista näytti kuitenkin salamavalojen loisteessa paljastuvan tutkijalle ja arkiston työntekijälle tutunnäköistä materiaalia: pöytäkirjoja, kirjeitä ja lehtileikkeitä. Aineiston tarkempi läpikäynti paljastanee, sisältyykö asiakirjoihin jotain oikeasti yllätyksellistä. Reaktioista päätellen tilaisuuden järjestäjien suurin ilonaihe näyttää joka tapauksessa toteutuneen: tapahtuma sai maailmanlaajuisen huomion.

Norjan mediamylläkkään rinnastettava tilaisuus oli oman aikansa mittakaavassa "Porthanin arkun" avaaminen Helsingissä v. 1902. Osa Suomen historiankirjoituksen isän, H. G. Porthanin, arkistosta oli hänen tahtonsa mukaisesti suljettu sinetöityyn arkkuun, joka avattiin vasta lähes sata vuotta hänen kuolemansa jälkeen. Monien arvailujen ja sensaatiohakuisuuden kohteena olleesta arkusta löytyi lähinnä Porthanin kirjeenvaihtoa aikalaistensa kanssa. Aineisto tarkensi kuvaa "Porthanin ajasta" ja henkilöstä. Arkku aarteineen sijoitettiin nykyiseen Kansalliskirjastoon professorin testamenttia noudatellen.

Oulun maakunta-arkisto on profiloinut tällä viikolla laajentuneen Astia-verkkopalvelun "avuksi arkistojen aarteisiin". Uudistus olisi edellä mainittujen mediatapahtumien arvoinen. Astian pilotointiin osallistuneena sekä sen hyödyllisyyden ja helppouden todenneena ehtikin jo kaivata kokeilukauden etuja. Aineiston haku- ja tilausmahdollisuus kotikoneelta on merkittävä hyöty erityisesti silloin kun lähinkin maakunta-arkisto sattuu sijaitsemaan satojen kilometrien takana. Lyhyehköillä käynneillä voi vastedes keskittyä itse asiakirjojen tutkimiseen. Kaikki on valmiina. Sataa vuotta nuorempienkin henkilöarkistojen luettelot ovat nyt katsottavissa verkon välityksellä, mikä sekin parantaa merkittävästi arkistokäyntien etukäteistä suunnittelua ja niihin valmistautumista. Syrjäseudun palvelujen vähenemiseen tottunut tervehtii ilolla arkistolaitoksen askelta, joka tasa-arvoistaa tutkijoiden asemaa asuinpaikasta riippumatta.

Astian tuoma uudistus samoin kuin asiakirjojen digitointi helpottavat tuntuvasti tutkijan työskentelyn lähtökohtia. Tutkimustyön varsinainen ydin kuitenkin säilyy. Elektroninen arkistoympäristö ei auta kaikessa. Yhä on nähtävä vaivaa, turvauduttava virkailijoiden apuun, hallittava vanhoja käsialoja ja kieliä, osattava tulkita kirjoittajan aivoituksia, kyettävä asettamaan tiedonhippuset laajempiin yhteyksiin, tehtävä niistä johtopäätöksiä ja jalostettava ne - onnellisessa tapauksessa - viimein tutkimukseksi.

Vaivannäön palkaksi menneiden ihmiskohtaloiden välityksellä avautuu perspektiiviä omaankin elämään. Jokin liikahtaa. Asiakirjojen kirjoittajat ja niissä esiintyvät henkilöt astuvat hyllyltä elämään ja tutkijansaliin. Huolitellulla ja taidetta lähentelevällä kirjoitus- ja piirrostyylillä laadittuja alkuperäisiä kirjeitä ja karttoja katsellessa voi kokea esteettisiä elämyksiä. Ei voi myöskään olla jatkuvasti ihastelematta vanhan kielen ilmeikkyyttä ja vivahteikkuutta, sanonnan rikkautta. Tutkija ei hyödy vain yksittäisestä "tiedosta". Hän tarvitsee taustan ja kokonaiskuvan ajasta, johon tieto liittyy. Siksi kosketusta alkuperäisiin asiakirjoihin tarvitaan. Astian avaamien aarteiden ansiosta näillekin elämyksille jää nyt enemmän tilaa.

Jouko Karjalainen

TL, kirkkoherra (el.), Hyrynsalmi - Oulu

Kirjoittaja on Oulun maakunta-arkiston asiakas

Julkisuudessa esillä olevat aiheet näkyvät usein myös Kansallisarkiston selvityspalvelussa, esimerkiksi viime talvena esitetty Isien sota -niminen tv-sarja aiheutti sotilaskantakortteihin tilausruuhkan, jonka purkaminen vei kuukausia. Vastaavanlaista on koettu Ruotsin sotalapsia koskevissa tilauksissa. Presidentti Koiviston inkeriläisten paluumuuttoa koskeva puhe 1990-luvun alussa sai aikaan vuosia kestäneen todistustilaustulvan, jonka jälkimaininkeina edelleenkin laaditaan erilaisia todistuksia ja selvityksiä inkeriläiseen syntyperään liittyen.

Selvityspalvelu on tutkijasalien rinnalla ollut perinteisesti se arkistolaitoksen toiminnan osa-alue, joka on suorimmin yhteydessä tavalliseen kansalaiseen. Moni ihminen tarvitsee jossain elämänsä vaiheessa esimerkiksi jäljennöksen arkistossa säilytettävästä avioehdosta, testamentista, perukirjasta tai lainhuudosta. Kansallisarkistossa epävirallisempiin tarkoituksiin etsitään tietoja vaikkapa vuoden 1918 sotaan osallistuneista sukulaisista, luovutettuun Karjalaan jääneestä omaisuudesta tai Valtiollisen poliisin henkilöasiakirjoista. Kysyntää kohdistuu toki myös moneen muuhun arkistoon.

Varsinaisten jäljennetilausten ja selvityspyyntöjen lisäksi arkistoon tulee säilytettävään aineistoon liittyviä tiedusteluja niin kotimaasta kuin ulkomailtakin. Maailman kutistumisen huomaa siitä, että moni ulkomainenkin tutkija tarvitsee tietoja suomalaisiin arkistoihin sisältyvistä aineistoista.

Selvityshenkilökunta etsii asiakkaan antamien lähtötietojen pohjalta halutut asiakirjat arkistosta. Asiakirjat eivät aina löydy helposti vaan toisinaan joudutaan tekemään varsinaista salapoliisityötä. Arkistoluetteloiden lisäksi käytetään apuna muun muassa aiheeseen liittyvää kirjallisuutta sekä eri viranomaisten ja laitosten internetsivuja tietokantoineen. Googlesta ja Wikipediastakin saattaa joskus löytyä etsinnän alkuun tarvittava langanpää. Kun asiakirjat ovat löytyneet, asiakkaalle lähetetään tilauksen mukaisesti virallinen todistus tai sukuselvitys, oikeaksi todistettu jäljennös, tavalliset valokopiot tai sähköinen tiedosto. Osalle asiakkaista vastataan kirjallisella selvityksellä tai heidät ohjataan kysymään tietoa jostain muualta. Laajempaa selvittelyä vaatineissa vastauksissa veloitetaan jäljenteiden lisäksi myös tehdystä työstä.

Näin on toimittu selvityspalvelussa tähän asti. Valtionhallinnon vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelma vaikuttaa kuitenkin myös selvityspalveluresursseihin ja nämäkin työt on tulevaisuudessa hoidettava entistä vähemmällä väellä. Joudumme väistämättä priorisoimaan tehtäviämme. Selvitystoiminnan painopiste on siirtymässä jäljennetilauksiin ja muu selvittäminen jää entistä enemmän asiakkaan itsensä tehtäväksi.

Arkistolaitos on pyrkinyt varautumaan muuttuneeseen tilanteeseen siten, että asiakkaiden avuksi omatoimiseen tutkimiseen on laadittu erilaisia apuneuvoja. Ensikertaisen asiakkaan kannattaakin tutustua kotisivultamme löytyvään Portti-käyttäjäpalveluun.

Astia-verkkopalvelun kautta on 10.9.2012 alkaen voinut kotikoneella tilata maksullisia jäljenteitä ja selvityksiä 24/7-periaatteella. Palvelussa on nyt tarjolla vasta muutamia asiakirjatyyppejä koskevia tilauslomakkeita, mutta valikoima kasvaa syksyn mittaan. Kyseisen uuden tilauspalvelun ja muiden kehitteillä olevien verkkopalveluiden avulla Arkistolaitos pyrkii aikaisempaa paremmin mahdollistamaan asiakkaiden omatoimisen tiedonhankinnan. Tervetuloa siis Arkistolaitokseen sekä verkossa että paikan päällä!

Taina Partanen

Ylitarkastaja, Kansallisarkisto

Arkistolaitokset Pohjoismaissa ovat viime vuosiin asti organisaatioiltaan muistuttaneet suuresti toisiaan. Ne muodostuvat Islantia lukuun ottamatta kansallisesta keskusarkistosta (Suomessa Kansallisarkisto) ja alueellisista keskusarkistoista (Suomessa maakunta-arkistot). Kaikissa Pohjoismaissa on käynnissä kehitys ja muutos kohti yhdenmukaista arkistolaitosta, joka tarjoaa yhä enemmän paikasta ja ajasta riippumattomia sähköisiä palveluja. Keskusarkistohankkeiden ja muun keskittämisen myötä aineistojen sijoittelua ei enää ratkaista yksinomaan hallinnon hierarkian ja aluerajojen pohjalta.

Kulunut vuosi on jälleen tarjonnut arkistolaitoksen virkamiehille hyvät mahdollisuudet osallistua pohjoismaiseen yhteistyöhön. Joka kolmas vuosi pidettävät Pohjoismaiset arkistopäivät järjestettiin toukokuussa Hämeenlinnassa, pääjohtajat kokoontuivat paitsi siellä myös vuosittaisessa kokouksessaan syyskuun lopulla Oslossa ja maakunta-arkistojen johtajat samanaikaisesti Viborgissa Tanskassa. Nordisk Arkivakademi kokoaa asiantuntijoita ensi viikolla Kööpenhaminaan pohtimaan arkistojuridisia kysymyksiä. Nordisk Arkivnyt ilmestyy säännöllisesti ja esim. numerossa 2/2012 julkaistut pohjoismaiset arkistotilastot antavat hyvän yleiskuvan Pohjoismaiden arkistolaitosten tilanteesta ja toiminnasta vuonna 2011.

Maakunta-arkiston johtajat Viborgissa syyskuussa 2012.

Maakunta-arkistojen asema jo toteutetuissa ja käynnissä olevissa organisaatiomuutoksissa oli vilkkaan keskustelun kohteena Viborgin kokouksessa. Yhteistä eri maiden ratkaisuille on pyrkimys nykyisin tai vähenevin resurssein ylläpitää alueellista toimintaa. Se miten maakunta-arkistot (landsarkiv, statsarkiv) jatkossa yksiköinä tai toimipisteinä sijoittuvat kunkin maan arkistolaitoksen organisaatiossa vaihtelee. Kööpenhaminassa toiminut maakunta-arkisto suljetaan tämän vuoden aikana, kun arkistojen säilytys ja tietopalvelu voidaan hoitaa tehokkaammin Rigsarkivetin uusien tilojen myötä. Toisaalta alueille on tullut ja tulossa uusia kiinteistöjä ja toimijoita, näistä esimerkkeinä ovat Norjan ja Suomen saamelaisarkistot ja keskusarkistohankkeet.

Fyysisten asiakaskäyntien laskeva trendi on selvä kaikissa Pohjoismaissa ja se vaikuttaa tutkijasalipalveluihin. Suurin selittävä tekijä on keskeisten aineistojen digitointi ja se, että tutkijat eivät ole ”löytäneet” uusimpia paperiaineistojamme. Jälkimmäistä ei koskaan tule ehkä tapahtumaankaan perinteisissä tutkijasaleissa, vaan toimintatapojen muutos johtaa tämänkin aineiston liittämiseen sähköisten palvelujen piiriin tavalla tai toisella. Ajatus tutkijasalin sulkemisesta oli kaikille kollegoille, ellei vieras niin ainakin vaikea. Toisaalta kaikki raportoivat lyhennetyistä aukioloajoista ja supistetuista palveluista. Tiloja ja palveluita sopeutetaan resursseihin kuten Suomessakin. Tutkijasalit fyysisinä tiloina voidaan jatkossa muuntaa, ainakin osittain, esim. erilaisten yhteistyöhankkeiden ja arkistopedagogisen toiminnan käyttöön.

Kokouksen eräänä teemana oli joukkoistaminen (crowdsourcing), eli yhteistyö vapaaehtoisten toimijoiden kanssa. Toiminta asettaa myös omia tilavaatimuksiaan, etenkin jos yhteistyöprojekteissa käsitellään alkuperäisaineistoja (esim. tietokantojen syöttötyö, digitointi, aineistojen järjestäminen). Tutkijasaleista voidaan muuntaa tai rajata tähän sopivia tiloja, joissa esim. turvallisuusnäkökohdat on jo valmiiksi huomioitu.

Kokouksen teemoja olisi sisältönsä puolesta voitu käsitellä yhtä hyvin ja jopa paremmin kokoonpanolla, jossa myös kansallisarkistot ovat edustettuina. Alueellisten toimijoiden näkökulmat ja niiden vertailu ovat kuitenkin edelleen arvokas osa pohjoismaista yhteistyötä. Toivottavasti se hyödyttää myös maidemme arkistolaitosten piirissä tehtävää kehitystyötä, jolla pyritään laadukkaaseen ja tehokkaampaan palvelutarjontaan eri käyttäjäryhmille ja yhteistyötahoille. Yhdessä ja yhteistyössä.

Veli-Matti Pussinen
Maakunta-arkiston johtaja, Turun maakunta-arkisto

”On teillä täällä hienot tilat.” Asiakas ihailee maakunta-arkiston hulppeata aulaa. Yli 30 vuoden arkistoalan työkokemuksella olen samaa mieltä. Hienot ovat. Tilat ovat aina vaikuttaneet toimintakulttuuriin. Tänä vuonna 85. syntymäpäiviään viettävä Hämeenlinnan maakunta-arkisto on ehtinyt toimia kolmessa paikassa. Viimeistään muuttovaiheessa ymmärsin, että siirtyminen Aittatielle muuttaa tapojamme yllättävän paljon.

Arkiston ensimmäisessä toimipisteessä, kaupunginkirjaston vintillä, aurinko paistoi iloisesti makasiinitiloihin. Työhuoneeni oli pahviseinäinen koppero, sekin ylellisyyttä, jonkinlaista yksityisyyttä. Menneen maailman tuoksu kiehtoi. Toimeen ryhdyttiin ”työ tekijäänsä neuvoo” – periaatteella. Muistan kirjoittaneeni paljon jäljennöksiä myllykatselmuksista. Viikonloppupäänsärky oli vakituinen vaiva, kunnes vanhat käsialat avautuivat. Maakunta-arkiston hoitaja Myllyniemi kertoi, että arkistossa miehet ovat saattaneet ratketa ryyppäämään, naiset ovat yleensä vain tulleet hulluiksi. Jäisinkö tänne pidemmäksi aikaa?

Tuli vuosi 1978 ja maakunta-arkiston uudet tilat Arvi Kariston kadun varressa valmistuivat. Muutto sujui iloisessa talkoohengessä. Viranomaisten arkistosiirrot työllistivät. Arkistonmuodostussuunnitelmien laadintaan tarvittiin neuvontaa. Kenttätyö toi haastetta ja vaihtelua, laajensi omaa näkökulmaa. Vähitellen kaikki virkailijat saivat oman virkapuhelimenkin!

Rakensimme asiakirjanäyttelyitä, lanseerasimme lainhuudatustodistuksen puuduttavien kirjoitelmien sijaan, talossa oli toimiva (yleensä) kopiokone. Ihka oikea konservaattori palkattiin. Uudet tilat piristivät henkilökuntaa selvästi. Ammattiylpeys kehittyi, kun ihmiset pääsivät käyttämään vahvuuksiaan. Arkistossa alkoi tapahtua. Äksöniä kehiin!

Aikanaan alkavassa ahtaudessa oli puolensa. Oli kodikasta ja ahdasta. Tutkijasalin vilkkaimpina päivinä voi aina huikata jonkun paikalle eksyneen työtoverin apuun.Entinen teollisuusrakennus alkoi kiukutella. Talvella oli kylmä, mutta vielä pahempaa oli lähes 30 asteen helle sisätiloissa kesäisin. Asiakkaat hoipertelivat puolitajuttomina pois ihmetellen, miten henkilökunta voi työskennellä sellaisissa tiloissa.

Muutto Aittatielle tiesi sitä, että kaikkia työtovereita ei välttämättä päivän mittaan tapaa lainkaan. Samaan rytäkkään perustettiin johtoryhmä vetämään eri vastuualueita. Olemme sektorijohtamisen pilottiyksikkö.

HMA:sta tuli Suomen uusin, kaunein ja arkistoainekseltaan suurin maakunta-arkisto. Kymmenvuotissiirtojen, KIR-aineistojen ja maksulliseen säilytykseen otetun aineksen lisäksi tästä piti huolen kansallisarkistosta Hämeenlinnaan siirretty materiaali. Työ lisääntyy (tai väki vähenee) ja edellyttää jatkuvaa uuden oppimista.. TUVA, TOVA ja TIVA.

Astia, Portti, digitaaliarkisto. AHAA!.

Onneksi emme enää ole matkailunähtävyys, vaan voimme keskittyä substanssitöihin. Kirjailija Sirpa Kähköstä lainaten, tutkijasalien korkeat katuikkunat tekevät tutkimustyöstä näkyvää!

Sähköinen asiointi lisääntyy ja resurssi pyörii prosessissa. Mutta. Tietopalvelun asiakas arvostaa edelleen ihan oikeaa elävää virkailijaa. Ja toistaiseksi häntä tarvitaan.

Leena Lepistö

Tietopalvelusihteeri, Hämeenlinnan maakunta-arkisto

Huomio! Isoveli valvoo Sinua! Isoveljen tehtävänä on pitää yllä lakia ja järjestystä, huolehtia terveydestäsi ja sosiaaliturvastasi sekä edistää muutenkin kansakunnan menestystä. Sen vuoksi Isoveljelle on kertynyt valtavasti tietoja arkielämästämme, taivalluksestamme kätilön pöydältä patologin pöydälle.

Isoveli on yhtä kuin viranomaiset. Viranomaisten rekisterit ja muut tiedostot ovat aarreaitta tutkijoille. Niiden avulla tutkijat voivat työstää pikkutarkan kuvan meidän arkielämästämme.

Kaikkia tietoja ei voida kuitenkaan kustannussyistä johtuen säilyttää vuosikymmeniä. Jo lähes sadan vuoden ajan on arkistolaitos (vuoteen 1994 asti Valtionarkisto) joutunut seulontapäätöksillään supistamaan pysyvästi säilytettävien asiakirjojen määrää vain osaan niiden kokonaiskertymästä. Paljon ainutkertaisiakin asiakirjoja ja tietoja on jouduttu hävittämään sen jälkeen, kun niitä ei ole enää tarvittu alkuperäiseen tarkoitukseen.

Kun viranomaisrekisterien tietoja voidaan nyt eräin edellytyksin säilyttää pysyvästi myös sähköisessä muodossa, jälkipolville voidaan tarjota tietoja aiempaa enemmän ja huomattavasti kattavammin. Tämä on ilouutinen kaikille niille tutkijoille, jotka etsivät tietoja esivanhemmistaan tai yhteiskunnallisista ilmiöistä. Aikalaisiamme voidaan tutkia jatkossa aina yksilötasolla.

Arkistolaitos on aiemmin soveltanut otantamenetelmiä valitessaan pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Se on nyt voinut tehdä päätöksiä, joiden mukaan viranomaisten rekisteritiedot kaikista kansalaisista säilytetään pysyvästi. Aiemmin vastaavat tiedot on voitu säilyttää vain paperimuodossa tai mikrofilmillä ja vain syntymäpäiväotokseen (kunkin kuukauden 8., 18. ja 28. päivänä syntyneet tai vain 18. ja 28. päivänä syntyneet) kuuluvista henkilöistä. Jatkossa voidaan kaikki syntymäpäivään perustuvat otantapäätökset purkaa siltä ajanjaksolta, jolta tiedot voidaan säilyttää pysyvästi sähköisessä muodossa.

Osa kansalaisten arkielämästä kertovista rekisteritiedoista hävitetään, koska eduskunta on niin päättänyt. Tutkimuksen kannalta kiistatta aivan keskeisiä rekisteritietoja kansalaisista hävitetään, kun lainsäätäjä on pitänyt tietosuojanäkökohtia tärkeämpinä kuin tutkimuksen tietotarpeita. Tietojen salassapitokysymyksiä ei pitäisi ratkaista tietoja hävittämällä. Arkistolaitos pyrkii vaikuttamaan lainvalmistelijoihin ja -säätäjiin, että tutkimuksen tietotarpeet voitaisiin ottaa paremmin huomioon.

Eräissä tapauksissa turvakieltovelvoitteet (tietojenluovutuskielto) vaikuttavat rekisteritietojen käyttöön siten, että viranomaisrekisteristä on poistettava ennen arkistolaitokseen siirtoa eräät kansalaisten keskeiset identifiointitiedot (henkilötunnus ja kotikuntatieto). Tutkijalle tarjottavasta rekisteristä löytyy vain tieto henkilön syntymävuodesta ja maakunnasta, jossa hän on asunut (laki 851/1.10.2010). Tutkijoiden mahdollisuudet yhdistää eri viranomaisrekisterien tietoja heikentyvät näin olennaisesti. Kaikki tutkijat, joiden mielipidettä asiasta on kysytty, ovat olleet harmissaan. Arkistolaitoksen yritykset tilanteen korjaamiseksi eivät ole onnistuneet.

Kenelläkään ei ole subjektiivista oikeutta tulla unohdetuksi, saada itseään koskevat tiedot hävitetyiksi. Jokainen meistä ansaitsee paikan ”historian näyttämöllä”, eturivistä tai vähän taaempaa. Isoveli on vastannut meitä koskevien tietojen keräämisestä, ei tutkijoita varten vaan omaa toimintaansa varten. Arkistolaitos siirtää tiedot tutkijoille. Tämän jälkeen tutkijoista riippuu, millaisia kuvia tai johtopäätöksiä meidän arkielämästämme laaditaan.

Markku Leppänen
Kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

Arkistolaitoksen tehtävä on säilyttää asiakirjallista kulttuuriperintöä ja tarjota sitä käytettäväksi. Joskus kuitenkin aineisto on sisällöltään sellaista, että sitä ei voida antaa käyttöön noin vain, vaan vaaditaan käyttölupamenettely. Markku Mäenpää on blogikirjoituksessaan kesällä 2010 käsitellyt arkistolaitoksen käyttölupa- ja käyttörajoituskäytäntöjä. Täydennyksenä siihen voi todeta, että kirjoituksessa mainittu Astia-verkkopalvelu on otettu käyttöön, ja sen kautta voi myös hakea käyttölupaa arkistolaitoksen aineistoihin. Tämä edellyttää rekisteröitymistä palvelun käyttäjäksi verkkopankkitunnusten tai muun ns. vahvan tunnistautumisen avulla.

Viranomaisten asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia. Tämä lähtökohta on ilmaistu perustuslain 12.2 §:ssä, jonka mukaan ”Viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja tallenteesta”. Perustuslain säädös merkitsee sitä, että julkisuus on näiden aineistojen kohdalla lähtökohta ja salassapito siitä erityisestä syystä ja lain nojalla tehtävä poikkeus. Tästä syystä esimerkiksi arkistolaitoksen aineistoista on suurin osa julkisia, eli niitä voi tutkia ilman käyttölupamenettelyä. Heti perään on kuitenkin todettava, että laissa on erilaisia julkisuuden rajoitusperusteita varsin runsaasti. Tässä ei riitä tila läheskään kaikkien niiden tarkasteluun, mutta yleisen pohdinnan lisäksi on hyvä ottaa pari esimerkkiä.

Perustuslain maininta "välttämättömien syiden vuoksi" viittaa siihen, että julkisuuden rajoittamiselle on oltava painavat perusteet. Nämä voivat liittyä joko tärkeään yleiseen tai yksityiseen etuun. Ensin mainitusta tunnettu, joskin käytännössä harvoin esiin tuleva esimerkki ovat tiedot, joiden antamisesta saattaisi aiheutua vahinkoa maan sisäiselle turvallisuudelle tai kansainvälisille suhteille. Yksityinen etu, josta asiakirjojen salassapidossa useimmiten on kysymys, puolestaan voi liittyä paitsi konkreettisen vahingon vaaraan, myös yksityisyyden suojan vaarantumiseen. Viimeksi mainittu tarkoittaa sitä, että henkilöä koskevia enemmän tai vähemmän arkaluonteisia tietoja leviää asiaan kuulumattomien tietoon. Tämän henkilö saattaa kokea kiusallisena tai loukkaavana. Asiakirjojen julkisuus ei kuitenkaan sinänsä ole kiinni tästä subjektiivisesta kokemuksesta.

Asiakirjojen julkisuutta ja salassapitoa harkittaessa on siis useimmiten huomioitava nämä kaksi tärkeää periaatetta: yksityisyyden suoja ja julkisuusperiaate. Niiden kahden välillä on jännite, jonka kanssa viranomaiset – myös arkistolaitos – joutuvat taiteilemaan. Arkistolaitoksen osalta tilannetta tosin helpottaa hieman se, että meillä eletään ”ajasta jäljessä”. Toisin sanoen arkistolaitokseen siirrettävät asiakirjat ovat useimmiten niin vanhoja, että lyhimmät salassapitoajat (laissa säädetyt salassapitoajat vaihtelevat suojattavan edun mukaan) ovat ehtineet jo kulua umpeen. Vaikeinta ongelmaa tämä ei kuitenkaan ratkaise, sillä yksityisyyden suojan vuoksi salassa pidettävät asiakirjat ovat salassa pidettäviä 50 vuotta sen henkilön kuolemasta jota asiakirja koskee tai, ellei kuolinajasta ole tietoa, 100 vuotta asiakirjan päiväyksestä. Käytännössä 50 vuoden salassapitoaikaa voidaan käyttää lähinnä ruumiinavausasiakirjojen ja seurakuntien kuolleiden luetteloiden kohdalla. Muissa tapauksissa arkistolaitoksella ei lähtökohtaisesti ole tietoa asiakirjoihin merkittyjen henkilöiden kuolinajoista.

Kaikki päättyy siis kuitenkin aikanaan, myös asiakirjojen salassapito. Lain mukaan ikuisesti salassa pidettäviä asiakirjaryhmiä on vain kaksi: rippisalaisuuden piiriin kuuluvat asiakirjat sekä oikeudenkäyntiavustajan ja tämän päämiehen välinen kirjeenvaihto. Näitäkin on arkistolaitokseen kertynyt, vaikka ne tarkkaan ottaen eivät sinne kuuluisikaan. Arkistossa olevat asiakirjat kun ovat viimeistään salassapitoaikojen päätyttyä tai vaihtoehtoisesti määrättyjen edellytysten täyttyessä aina tarkoitettu asiakkaiden tutkittaviksi.

Jukka Hokkanen
Tutkija
Joensuun maakunta-arkisto

'Arkistolaitos: tiedon antaja vai panttaaja?' Markku Mäenpään blogi (24.6.2010)

Astia -verkkopalvelu

Ensiksi ne hyvät uutiset: arkistotutkimus ei ole kadonnut suomalaisilta historian laitoksilta minnekään.

Tämä alkukaneetti on pakko sanoa, sen verran paljon tulee palautetta arkistolaitokselta siitä, että tutkijoita ei enää arkistoissa näy. Väittäisin, että arkistoaineistoa käytetään tutkimuksessa enemmän kuin koskaan – siitä yksinkertaisesta syystä, että historiantutkijoita on tässä maassa enemmän kuin koskaan. Vaikka resurssien puutteesta valitetaan alinomaa, käytännössä tilanne on ollut viime vuodet suorastaan erinomainen. Tohtoreita on valmistunut ennätysmäärin ja suuri osa heistä on voitu rekrytoida erilaisiin tutkimushankkeisiin. Toki kaikille työtä ei ole riittänyt eikä toimeentulo lyhyissä työsuhteissa tai apurahoilla välttämättä aina kaksista ole.

Arkistolaitojen ja yliopistolaitosten yhteistyö on syventynyt monin tavoin viimeisten vuosien aikana, vaikka tutkijasalikäynnit ovat vähentyneetkin. Yhtenä näkyvimpänä esimerkkinä on arkistokoulutuksen vahvistuminen ja vakiintuminen osana usean yliopiston opetusohjelmaa – ja samanaikaisesti arkistolaitoksen oman koulutuksen väheneminen. Arkistokoulutuksen siirtyminen yliopistoihin on herättänyt huolta siitä, että tuottaako yliopistokoulutus juuri sellaisia ammattilaisia arkistolaitokselle kuin mitä se tarvitsee. Kyllä tuottaa. Mutta, yliopistokoulutus ei ole suoranaista ammattikoulutusta. Yliopistokoulutus antaa valmiudet monenlaisiin tehtäviin ja käytännön yksityiskohdat opitaan useimmiten työn ohessa. Sitä paitsi, olisi edesvastuutonta hioa opiskelijoiden osaaminen äärimmilleen jostain tämän päivän näkökulmasta, vaikkapa tyydyttämään jonkun tietyn sähköisen arkistointijärjestelmän vaatimuksia, kun järjestelmät kuitenkin ehtivät vaihtua lukuisia kertoja valmistuneen työuran aikana. Tätä pähkinää mietimme kaikessa koulutuksessamme kaiken aikaa: miten antaa oppijoille sellaiset valmiudet, että he omaksuvat tulevien työtehtäviensä alati muuttuvat vaatimukset. Omalla laitoksellamme koulutetaan historian ja etnologian ammattilaisia, joilla on valmiudet etsiä, analysoida ja tuottaa tietoa – siis tietoyhteiskunnan asiantuntijoita, joita myös arkistoissa tarvitaan.

Yliopistokoulutus perustuu tutkimukseen. Tässä on arkistokoulutuksen toinen keskeinen haaste: arkistoihin sinänsä kohdistuvat tutkimus on Suomessa vielä lapsenkengissään. Yksi akatemiahanke tai edes tutkijakoulu eivät vielä ratkaise kaikkia tutkimuksellisia ongelmia. Yhteistyö on oikeastaan ainoa mielekäs vaihtoehto vahvistaa arkistotutkimusta Suomessa. Yksittäiset laitokset tai oppiaineet ovat liian pieniä kasvattamaan kriittistä massaa kokonaan uudelle tutkimusalueelle – tai ainakin kasvatustyössä menee kohtuuttoman pitkä aika. Mielekkäiden tutkimusohjelmien rakentamiseksi tarvitaan kansallista ja kansainvälistä yhteistyötä, jossa ovat mukana niin yliopistot kuin arkistolaitoskin.

Historiaoppiaineissa on vahvaa osaamista arkistojen käytössä oman tutkimuksen lähteenä. Mutta pikkuhiljaa ollaan siirtymässä myös tutkimaan arkistoja sinänsä. Esimerkiksi Jyväskylän ja Tampereen yhteisessä Arkistonhallinnan maisteriohjelmassatehdään opinnäytetöitä, joissa sekä kohde että näkökulma ovat arkistohallinnallisia. Yliopistoissa on toki autonomia opinnäytteiden aiheiden ja näkökulmien valinnassa, mutta aihepiireistä olisi hyvä keskustella myös arkistolaitoksen kanssa.

Yliopistojen ja arkistolaitoksen yhteistyö on siis tiivistynyt monin tavoin viime vuosina, vaikka perinteinen yhteistyön muoto – tutkija tutkijasalissa – ei tänä päivänä ole ehkä enää niin yleistä kuin joitakin vuosia sitten. Koulutuksen ja tutkimuksen monipuolisen yhteistyön kautta voidaan saavuttaa yhteiskunnallisesti merkittäviä tuloksia, joilla on myös konkreettisia tuloksia. Tiedon hallinta kun on yksi yhteiskuntamme suurimmista kysymyksistä, varsinkin tulevaisuudessa.

Jari Ojala

Professori Jari Ojala on Jyväskylän yliopiston historian ja etnologian laitoksen johtaja ja arkistolaitoksen neuvottelukunnan sekä Yksityisarkistoasiain neuvottelukunnan jäsen.

Saamelaisarkisto ja Kalevalaseura järjestivät 2.11. Inarin Sajoksessa seminaarin, jossa pohdittiin, missä on Saamenmaa. Äkkiseltään seminaarin otsikoksikin asetettu kysymys voi tuntua huvittavalta, ainakin erään tuttavani mielestä, joka ivallisesti totesi: ”eikö se vastaus selviä kartalta tai ihan googlaamalla ”Saamenmaa” ja ihmetteli samaan hengenvetoon, että tarvitaanko siihen oikein professoreita rapakon takaa moista asiaa miettimään.

Jos kyse olisikin vaikkapa maantieteen eikä monitieteellisen saamentutkimuksen seminaarista, teema saattaisi olla tökerö ja yksioikoinen. Maantieteellisenä alueena saamenmaa eli Sápmi, joka tunnetaan kaikissa yhdeksässä saamen kielessä (saamie, sabmee, saapmie, sapme, sápmi, säämi, sää’mm, sä’mm, samme) ulottuu neljän valtion alueelle aina Keski-Norjasta ja Keski-Ruotsista Suomen pohjoisosan yli Kuolan niemimaalle. Historiallinen saamelaisalue voidaan määrittää vieläkin laajemmaksi. Johannes Schefferuskirjoittaa Lapponia-klassikossaan(1674): ”…alkaahan Lapponia tunnetusti Jämtlannin ja Ångermanlannin rajoilta, kiertää sitten laajassa kaaressa Länsi-Pohjaa ja Pohjanmaata sekä ulottuu viimein Karjalan ja Suomen rajoihin. Näin se käsittää kaiken pohjoisen maan valtameren, Valkeameren ja Laatokan välillä.”

Luontaiselinkeinoihin perustuva vuotuiskierto, valtakuntien rajankäynnit, uudisasutuksen ja suurporonhoidon leviäminen, perinteisten saamelaissiidojen pirstoutuminen, evakko, paliskuntien raja-aidat, tekoaltaiden rakentaminen ja kaupungistuminen ovat kautta vuosisatojen liikutelleet entis- ja nykyajan nomadeja, saamelaisia, niin omalla maallaan kuin pois sieltä. Tänä päivänä jo yli 60 prosenttia Suomen noin 9000 saamelaisesta asuu kotiseutualueensaulkopuolella.

Kaupunkisaamelaisen kamppailu kulttuurinsa ja kielensä säilyttämiseksi on vaikeampaa kuin kotiseutualueellaan asuvan jo pelkästään sen takia, että Suomessa oikeus esimerkiksi omakieliseen päivähoitoon ja perusopetukseen on turvattu ainoastaan saamelaisten kotiseutualueella. Ilman elävää kielenkäyttöympäristöä ja kieltä, johon koko kulttuuri on koodattu, on vaikeaa ylläpitää kulttuuria. Kieli voi toimia myös karttana maisemaan ja avata oven ”todelliseen” saamenmaahan ja ympäristöön, joka koostuu useista merkityksistä ja kerroksista. Niin saamentutkimuksessa kuin saamelaispolitiikassakin keskeisessä roolissa ovat myös yhä monilta osin ratkaisemattomat alkuperäiskansaoikeudelliset kysymykset, jotka nostavat saamen maan ja sen käyttöön liittyvät oikeudet alituisen tarkastelun kohteeksi ja pakottavat jatkuvaan rajankäyntiin myös etnisistä rajoista.

Silti ja siitäkin huolimatta, että Saamenmaa sijaitsee myös monelle nykysaamelaiselle kaukana, elää Saamenmaa kielessä, joiussa, duodjissa, muistoissa, kuvitelmissa, taideteoksissa tai ihmisissä. Amerikansaamelaisen Elle Márja Jenseninmukaan Amerikan saamelaisten siirtolaistarinoissa Saamenmaa on myyttinen arktinen alue, johon harva koskaan todellisuudessa palaa, mutta joka heijastuu siirtolaisyhteisön kulttuurisissa ilmauksissa, toimii voimavarana identiteetin rakentumiselle, säilyttää yhteyden omaan historiaan, sukuun, Saamenmaahan.

Saamelaisarkistot tarjoavat autenttisia ja alkuperäisiä lähteitä, joista monet eivät löydy googlaamalla. Arkistot aukaisevat ja rakentavat yksilön ja yhteisön yhteyttä ja ymmärrystä Saamenmaan eri kerrostumiin. Viranomaisarkistot kertovat Saamenmaan väestöhistorian kehittymisestä, tarjoavat mahdollisuuden sukututkimukseen ja tallentavat monia tärkeitä tapauksia vaikkapa käräjäpöytäkirjoihin, joihin on tallentunut arvokasta historiatietoa niin tapakulttuurista kuin saamelaisten oikeudellisesta asemasta. Yksityisarkistot sen sijaan täydentävät viranomaisten antamaa ajankuvaa perinteisestä ja nykyisestä saamelaisesta yhteiskunnasta. Äänitearkistojen tarinat, joiut, livđed ja leuddit palauttavat suullista perimätietoa, herättävät kielen jo vähemmälle jääneet tai unohtuneet sanat ja ilmaukset henkiin ja tuovat esi-isät tähän päivään, osaksi sukupolvien ketjua.

Suvi Kivelä
Tutkija, Saamelaisarkisto

Näet tästä linkistä seminaarin puheenvuorot ja iltakonsertin, jossa esiintyivät Saamenmaan kirkkaimmat tähdet.

Saamelaisarkiston ja Saamenmaan kuulumisia voit seurata Facebookissa.

Juhlat jatkuvat

Arkistojen tärkeimmät tehtävät on taata oikeus tietää, selvittää ja oppia

Postscript

Vallaton isomummi ja muita sattumuksia

Arkiston kesää

Blogi jää kesätauolle

Lähetystöjen arkistojen kertomaa

Kansainvälinen arkistojärjestö hakee uusia tuulia

Arkistojen tunnettuus – vai tuntemattomuus?

Vaikea päätös vähentää lauantai-aukioloja

Tillbaka till svunna tider III: Skördetid anno 1910

31.12.1949

Arkistojen aarteita

Selvityspalvelun uudet tuulet

Maakunta-arkistojen tulevaisuus Pohjoismaissa

Tilat, tavat ja toiminta

Isoveljen tiedot Sinun elämästäsi jälkipolvien tutkittavaksi

Salaiset kansiot

Arkistolaitos ja yliopisto

Saamenmaa ei ole vain kartalla